Waarom verwerken we ontvangsten van inkooporders nog met de hand?

Een bestelling komt binnen, de goederen worden ontvangen, en dan moet iemand het in AFAS zetten: de order opzoeken, de ontvangst matchen, de regels overtypen. Elke keer opnieuw.

Het lijkt klein, maar het telt op. Waarom laten we dit nog van handwerk afhangen?

Wat dat handwerk je kost

Hoeveel een document kost, verschilt per organisatie, maar hoe meer handwerk erin zit, hoe meer uren per document. Bij honderden documenten per maand loopt dat hard op, in tijd en in fouten.

En een gemiste of verkeerd geboekte ontvangst betekent later uitzoekwerk: een factuur die niet matcht, een voorraadstand die niet klopt of een leverancier die op betaling wacht.

Hoe het anders kan

Met de Flow Inkooporders ontvangen bewaakt AFAS de match tussen bestelling, ontvangst en factuur. Ontbreekt een ontvangst, dan wordt dat gesignaleerd en gaat de vraag naar de juiste eigenaar. Er wordt niets als ontvangen geboekt wat niet aantoonbaar is ontvangen. Alleen wat binnen de vaste regels valt, wordt automatisch verwerkt.

Zo verdwijnt het meeste overtypwerk, blijven uitzonderingen zichtbaar en houdt je team tijd over voor het werk dat er echt toe doet.

Zo maak je het resultaat meetbaar

Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na livegang kunt vergelijken met dezelfde definities. Dit zijn de meetpunten die hier het meest zeggen:

Tel een maand lang de facturen die niet matchen en de uren die het uitzoeken kost. Dat is je uitgangssituatie.

Verdieping: zo werkt de Flow

De Flow bewaakt de match tussen bestelling, ontvangst en factuur, signaleert ontbrekende ontvangsten en werkt ze volgens regels af. Uitzonderingen gaan naar de juiste eigenaar. In de Flow Check bepalen we welke situaties automatisch mogen en welke een controle vragen.

Of je AFAS-inrichting de benodigde gegevens en rechten biedt en hoe consequent ontvangsten nu worden vastgelegd, onderzoeken we in de Flow Check. Na livegang blijft de Flow onderhouden via Flow Service.

Bekijk alle Flows in de Flowbibliotheek

Van inboeken naar overzicht

Gezonde processen laten mensen niet het werk van software doen. Door inkoop automatisch te verwerken, wordt je administratie een betrouwbare bron in plaats van een bottleneck. Mensen, processen, systemen en data in balans.

Lees ook