Waarom stellen we de cijfers nog met de hand samen in Excel?

Aan het eind van de maand begint hetzelfde ritueel. Iemand exporteert de cijfers uit AFAS, plakt ze in een Excel-sheet, doet dat nog eens voor de volgende locatie en zet er met de hand een overzicht van in elkaar. Uren werk. En op het moment dat het rapport klaar is, is het eigenlijk alweer verouderd.

Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Toch is het de moeite waard om je af te vragen: waarom doen we dit eigenlijk nog met de hand?

Wat dat handwerk je kost

Handmatig rapporteren kost niet alleen tijd, het kost ook betrouwbaarheid. Spreadsheets die met de hand worden gevuld, bevatten vaak fouten. Een verkeerde formule of een verkeerd geplakte kolom valt zelden op, maar kan grote gevolgen hebben.

En het kost aandacht die je ergens anders harder nodig hebt. Bij veel financeteams gaat een groot deel van de tijd op aan het verzamelen en aansluiten van data, en minder aan het begrijpen ervan. Terwijl juist dat laatste het verschil maakt.

Hoe het anders kan

Het kan ook zonder overtypen. Met de Flow Multi-locatie KPI-dashboard worden de cijfers automatisch opgehaald uit AFAS en de andere bronnen die je gebruikt, naar dezelfde definities gebracht en per locatie samengebracht in een dashboard. Geen exports, geen kopieerwerk en geen versies die door elkaar lopen.

Automatisch ophalen alleen is niet genoeg. Zolang locaties omzet, bezetting of verzuim op hun eigen manier tellen, blijven de cijfers onvergelijkbaar. Daarom begint de Flow bij gedeelde definities: per KPI leg je samen vast wat wel en niet meetelt.

Ontbreekt er data of wijkt een bron af, dan blijft dat zichtbaar gemarkeerd in plaats van dat het stil wordt aangevuld. Zo verschuift je tijd van cijfers samenstellen naar sturen op wat de cijfers je vertellen.

Zo maak je het resultaat meetbaar

Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na livegang kunt vergelijken met dezelfde definities. Dit zijn de meetpunten die hier het meest zeggen:

Tel een paar maanden mee hoeveel uur het rapport kost en hoe vaak het daarna nog wordt aangepast. Dat is je nulmeting.

Verdieping: zo werkt de Flow

De Flow haalt de KPI's uit de verschillende bronnen, brengt ze naar dezelfde definitie en zet ze in een gedeeld stuurbeeld. Afwijkingen en ontbrekende data worden gemarkeerd. Het dashboard staat in Power BI. Welke KPI's en definities we aanhouden, bepalen we samen.

Welke bronnen je naast AFAS gebruikt, welke gegevens via een API beschikbaar zijn, welke toegangsrechten nodig zijn en hoe compleet de data is, onderzoeken we in de Flow Check. Na livegang blijft de Flow onderhouden via Flow Service.

Bekijk alle Flows in de Flowbibliotheek

Van rapporteren naar sturen

Bij One Value geloven we dat een gezonde organisatie begint bij inzicht. Niet in een rapport van vorige maand, maar in cijfers waar je vandaag op kunt vertrouwen. Door mensen, processen, systemen en data in balans te brengen, wordt rapporteren weer een middel in plaats van een klus.

Lees ook