AFAS-koppelingen
AFAS koppelen aan Power BI: welke routes zijn er en wat zijn de grenzen?
AFAS koppel je aan Power BI via de eigen Power BI-integratie van AFAS, met een BI-model in Profit. De gegevens verversen maximaal twee keer per dag.
De directie wil een dashboard. In de praktijk haalt iemand elke maand cijfers uit AFAS, plakt ze in Excel en bouwt daar een rapport van. Tegen de tijd dat het af is, is het alweer verouderd.
Power BI lost dat op, mits je de goede route kiest. Op deze pagina lees je welke routes er zijn van AFAS naar Power BI, hoe actueel de data is en hoe je regelt wie wat mag zien. Herken je het handwerk? Lees dan ook waarom cijfers nog met de hand worden samengesteld.
In het kort
Het probleem. Stuurinformatie uit AFAS komt via exports en losse Excel-bestanden. Het rapport is verouderd zodra het af is.
De uitkomst. Dashboards in Power BI die uit AFAS worden gevoed, met dezelfde definities voor iedereen en met rechten die kloppen.
Zo werkt het
- Kies de route: de Power BI-integratie van AFAS of een eigen datawarehouse.
- Leg per KPI vast wat wel en niet meetelt.
- Richt de rechten in: wie mag welke cijfers zien.
- Deel het dashboard via InSite of een Power BI-app.
Doe de gratis Flow Check30 minuten, gratis en vrijblijvend
Bijgewerkt op
Inhoudsopgave
Op deze pagina behandelen we de volgende onderwerpen:
AFAS heeft een eigen integratie met Power BI. Die vervangt de eerdere Qlik-dashboards, die niet meer beschikbaar zijn. Wie nu begint, begint dus met Power BI.
Welke routes zijn er van AFAS naar Power BI?
| Route | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|
| Power BI-integratie van AFAS met een sjabloon | Snel starten met een standaarddashboard, zoals budgethouder, verzuim of debiteuren en crediteuren | De gegevens verversen maximaal twee keer per dag |
| Power BI-integratie van AFAS met een brontabel | Een eigen dashboard op een eigen selectie van gegevens | Je richt velden, bewerkingen en grafieken zelf in; de brontabel is achteraf niet te wijzigen |
| OData-connector naar een eigen datawarehouse of data lake | AFAS-gegevens combineren met andere bronnen | Niet bedoeld om vaker te verversen dan eens per tien uur |
Elk dashboard in de integratie draait op een BI-model dat je in Profit beheert. Dat model bepaalt welke tabellen en velden beschikbaar zijn. Voor de meeste organisaties is een sjabloon het beste begin: je ziet snel resultaat en leert wat je mist.
Hoe actueel is de data?
Niet live. De gegevens uit Profit worden via een geplande taak maximaal twee keer per dag klaargezet voor Power BI. Voor maandcijfers, verzuim of debiteurenstanden is dat ruim voldoende.
Wil je per uur sturen, bijvoorbeeld op orders of bezetting, dan past deze route niet. Dan kijk je naar een koppeling via de AFAS API, binnen de grenzen die AFAS daaraan stelt. Wie op basis van de standaardintegratie realtime cijfers belooft, belooft meer dan de techniek levert.
Wie mag wat zien?
Een dashboard met salarissen of marges mag niet bij iedereen terechtkomen. De filterautorisatie uit Profit en InSite is ook in Power BI te gebruiken. Daarvoor heb je naast het model van het dashboard een autorisatiemodel nodig.
- De UPN moet kloppen. De login-naam van een gebruiker in Profit moet gelijk zijn aan die in Power BI. Bij SSO ligt die al vast. Klopt hij niet, dan ziet iemand niets of het verkeerde.
- Werk met groepen. Koppel groepen aan een rol, geen losse gebruikers.
- Eén type filter per dashboard. Bijvoorbeeld op administratie, medewerker of organisatorische eenheid.
- Licenties. Wie een gedeeld dashboard wil bekijken, heeft een Power BI Pro- of Premium-licentie nodig.
Ontbrekende of afwijkende UPN's zijn een bekende struikelblok. De Flow UPN vullen controleert daarop, vult ze volgens jouw naamregels en meldt wat niet vanzelf kan worden ingevuld.
Waar gaat het in de praktijk mis?
- Geen gedeelde definities. Als locaties omzet, bezetting of verzuim verschillend tellen, zijn de cijfers niet te vergelijken, hoe mooi het dashboard ook is.
- Rechten als sluitpost. De autorisatie wordt pas ingericht als het dashboard af is, en dan blijkt de UPN niet te kloppen.
- Vergeten licenties. Het dashboard is klaar, maar de gebruikers kunnen het niet openen.
- Eén dashboard voor iedereen. Een dashboard dat elke vraag moet beantwoorden, beantwoordt er geen. Begin bij één besluit.
Meerdere locaties of entiteiten in één beeld
Na groei of een overname telt elke locatie net anders. De Flow Multi-locatie KPI-dashboard haalt de KPI's uit de verschillende bronnen, brengt ze naar dezelfde definitie en zet ze in een gedeeld stuurbeeld. Afwijkingen en ontbrekende data worden gemarkeerd in plaats van stil aangevuld. Welke KPI's en definities je aanhoudt, bepalen we samen.
Zo maak je het resultaat meetbaar
Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na livegang kunt vergelijken met dezelfde definities. Dit zijn de meetpunten die hier het meest zeggen:
| Meetpunt | Wat het laat zien |
|---|---|
| Uren per maand aan exports en handmatige rapportages | Hoeveel tijd terugkomt voor analyse |
| Aantal dagen tussen maandeinde en een gedeeld rapport | Hoe snel je kunt bijsturen |
| Aantal KPI's met een vastgelegde definitie | Of iedereen hetzelfde bedoelt met een cijfer |
| Aantal gebruikers met een kloppende UPN en de juiste licentie | Of het dashboard ook echt gebruikt kan worden |
Tel een paar maanden mee hoeveel uur het rapport kost en hoe vaak het daarna nog wordt aangepast. Dat is je nulmeting.
Waar begin je?
Kies één besluit dat nu op gevoel wordt genomen, en bouw daar het eerste dashboard voor. Start met een sjabloon van AFAS, leg de definities vast en regel de rechten voordat je het deelt. Pas daarna breid je uit.
Verdieping: de technische inrichting
In Profit maak je een BI-model aan, op basis van een sjabloon of een brontabel. Na het publiceren van het model bewerk je het dashboard in Power BI Desktop, stel je de filterautorisatie in en deel je het via InSite of een Power BI-app. Een geplande taak zet de gegevens maximaal twee keer per dag klaar.
Welke bronnen je naast AFAS wilt gebruiken, hoe compleet de gegevens zijn en welke rechten en licenties nodig zijn, onderzoeken we in de Flow Check. Na livegang blijft de Flow onderhouden via Flow Service.
De uitleg op deze pagina is gebaseerd op de documentatie van AFAS, stand oktober 2026. AFAS werkt de software regelmatig bij. Controleer details en data in het AFAS Help Center.
Gratis Flow Check · 30 minuten
Van exporteren naar sturen
Doe de gratis Flow Check. In 30 minuten kijken we samen naar een rapportage die nu nog met de hand wordt gemaakt. Je ontvangt het belangrijkste knelpunt, de Flow die past en een indicatie van de koppelingen die nodig zijn.
Veelgestelde vragen
Kan AFAS met Power BI koppelen?
Ja. AFAS heeft een eigen integratie met Power BI. Elk dashboard draait op een BI-model dat je in Profit beheert. Je kunt starten met een sjabloon van AFAS of een eigen dashboard bouwen op een brontabel.
Is de data in Power BI realtime?
Nee. In de Power BI-integratie van AFAS worden de gegevens maximaal twee keer per dag ververst. Wil je vaker actuele gegevens, dan heb je een andere route nodig, bijvoorbeeld een koppeling via de API.
Welke licentie heb je nodig voor een AFAS-dashboard in Power BI?
Wie een gedeeld dashboard wil bekijken, heeft een Power BI Pro- of Premium-licentie nodig. Dat geldt ook voor de beheerder die het dashboard deelt.
Wat is filterautorisatie in Power BI?
Daarmee bepaal je welke gegevens een gebruiker in een dashboard ziet, bijvoorbeeld alleen de eigen administratie of afdeling. Je gebruikt hiervoor de filterautorisatie uit Profit en InSite, met een apart autorisatiemodel. De login-naam van de gebruiker moet in beide systemen gelijk zijn.
Kan ik AFAS-gegevens combineren met andere bronnen?
Ja. Daarvoor is de OData-connector bedoeld, waarmee je AFAS-gegevens naar een eigen datawarehouse of data lake brengt. Die route is niet bedoeld om vaker te verversen dan eens per tien uur.
Wat is er met de Qlik-dashboards van AFAS gebeurd?
De Power BI-dashboards vervangen de eerdere Qlik-dashboards. Die zijn niet meer beschikbaar. Nieuwe dashboards bouw je dus in Power BI.