Nog handwerk?

Waarom verwerken we declaraties nog met de hand?

Een medewerker dient een declaratie in. Die wordt goedgekeurd, maar daarna moet iemand de kosten nog met de hand overnemen in de salarisadministratie. Tussen goedkeuren en uitbetalen zit onnodig veel handwerk.

En je collega wacht ondertussen op het geld, soms een salarisrun langer dan nodig. Waarom nog met de hand?

In het kort

Het probleem. Een goedgekeurde declaratie moet nog met de hand worden overgenomen in de salarisadministratie. Dat kost tijd en je collega wacht op het geld.

De uitkomst. Goedgekeurde declaraties gaan zonder overtypen mee in de eerstvolgende salarisverwerking. De beoordelaar houdt de controle.

Zo werkt het

Declaratie indienen. De medewerker legt de gemaakte kosten vast in InSite of AFAS Pocket. Een bon kan als bijlage worden toegevoegd.
Declaratie beoordelen. De declaratie gaat via de workflow naar de aangewezen beoordelaar. Die controleert de kosten en keurt de declaratie goed of wijst deze af.
Accorderen voor Payroll. Na goedkeuring verwerkt Profit de onkostenregel als loonmutatie in de salarisverwerking.
Uitbetalen. Profit neemt de goedgekeurde declaratie mee in de eerstvolgende salarisverwerking. De vergoeding wordt daarna samen met het salaris uitbetaald.

Doe de gratis Flow Check30 minuten, gratis en vrijblijvend

Wat dat handwerk je kost

Elke handmatige stap tussen goedkeuring en uitbetaling kost tijd en is een kans op een fout: een verkeerd bedrag, een dubbele vergoeding of een declaratie die een salarisrun mist. Hoeveel dat bij jou kost, verschilt per organisatie. Daarom beginnen we met een nulmeting van je eigen doorlooptijd en correcties.

En weinig is zo slecht voor het vertrouwen van je mensen als een declaratie die weken op zich laat wachten.

Hoe het anders kan

In AFAS kan een declaratie zonder overtypen van indiening tot uitbetaling lopen. De medewerker legt de kosten vast in InSite of AFAS Pocket, de workflow stuurt de declaratie naar de aangewezen beoordelaar, en na goedkeuring verwerkt Profit de onkostenregel als loonmutatie in de salarisverwerking.

De beoordelaar houdt de controle: die keurt goed of wijst af. Wat is goedgekeurd, gaat mee in de eerstvolgende salarisverwerking en wordt samen met het salaris uitbetaald. Zo komt de vergoeding op tijd binnen, zonder dat iemand bedragen overtypt.

Zo maak je het resultaat meetbaar

Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na livegang kunt vergelijken met dezelfde definities. Dit zijn de meetpunten die hier het meest zeggen:

Meetpunt	Wat het laat zien
Doorlooptijd van indiening tot uitbetaling	Hoe lang je mensen op hun geld wachten
Aantal goedgekeurde declaraties dat een salarisrun mist	Waar het blijft liggen
Aantal correcties en dubbele vergoedingen	Hoe betrouwbaar de afhandeling is
Uren per maand aan het overnemen van declaraties	De tijd die vrijkomt voor de salarisadministratie

Meet de doorlooptijd over een paar salarisruns, zodat een drukke maand het beeld niet bepaalt.

Verdieping: zo werkt de Flow

De declaratie loopt door de workflow in AFAS: van indiening in InSite of AFAS Pocket, via de beoordelaar, naar een loonmutatie in Profit. Wie mag beoordelen en welke kostensoorten welke route volgen, leg je vast in de workflow.

Of InSite, AFAS Pocket en de workflow in Profit daarvoor goed zijn ingericht, met de juiste beoordelaars, kostensoorten en looncomponenten, onderzoeken we in de Flow Check. Na livegang blijft de Flow onderhouden via Flow Service.

De bijbehorende FlowOutSite declaraties laten uitbetalen aan crediteurBekijk de Flow

Bekijk alle Flows in de Flowbibliotheek

Mensen op tijd betaald

Goede processen zijn er ook voor je eigen mensen. Door declaraties zonder overtypen mee te nemen in de salarisverwerking, betaal je op tijd en met minder fouten uit. Mensen, processen, systemen en data in balans.

Lees ook

Inkooporders nog met de hand inboeken?Elke order en ontvangst met de hand matchen en inboeken. Duur, traag en zo een tikfout.Cijfers nog met de hand samenstellen?Exporteren, kopieren, plakken, per locatie. En zodra het rapport af is, is het alweer verouderd.

Klaar met handwerk? In 30 minuten kijken we samen naar dit proces. Je ontvangt het belangrijkste knelpunt, de Flow die past en een indicatie van de koppelingen die nodig zijn.

Doe de gratis Flow Check