Voor accountantskantoren
Als de juiste versie bij een collega staat, ligt je dossier stil.
Spreek af welke omgeving leidend is en waar elk document hoort, zodat een bevoegde collega een dossier kan overnemen zonder speurwerk.
De klant heeft het stuk gestuurd. Alleen weet niemand zeker waar de laatste versie is opgeslagen. De behandelaar zoekt, de reviewer wacht en de manager vraagt opnieuw naar de voortgang. Een dossierprobleem wordt zo vanzelf een planningsprobleem.
Bijgewerkt op
Inhoudsopgave
Op deze pagina behandelen we de volgende onderwerpen:
In het kort
Het probleem. Documenten en statussen staan verspreid, waardoor medewerkers moeten uitzoeken welke informatie leidend is.
De uitkomst. Een afgesproken dossierstructuur met duidelijke naamgeving, verantwoordelijkheid en vindplaats.
Zo werkt het
- Kies een dossiertype en benoem de leidende omgeving.
- Leg documentsoorten, naamgeving en toegangsregels vast.
- Beproef opschoning op een beperkte selectie.
- Controleer volledigheid, vindbaarheid en rechten voordat je opschaalt.
Doe de gratis Flow Check30 minuten, gratis en vrijblijvend
Zoeken is ook werktijd
Een ervaren medewerker vindt meestal wel wat nodig is. Maar hoeveel context moet die persoon daarvoor onthouden? De kwetsbaarheid wordt zichtbaar bij vakantie, ziekte of overdracht: een collega kan het dossier pas oppakken na uitleg van de oorspronkelijke behandelaar.
Een vaste structuur helpt alleen als het team dezelfde afspraken gebruikt. Een map 'definitief' naast een mail met een nieuwere bijlage maakt het probleem niet kleiner. Spreek af welke omgeving leidend is en hoe een nieuw document de juiste plek krijgt.
Begin bij overdraagbaarheid
De partner wil dat dienstverlening door kan wanneer iemand afwezig is. De manager wil kunnen zien of een dossier klaarstaat voor de volgende stap. Beide vragen beginnen bij informatie die een bevoegde collega zonder speurwerk kan terugvinden.
Maak daarom een beperkt woordenboek: klantnummer, boekjaar, documentsoort en status. Bepaal ook wie conflicterende versies beoordeelt. Een nieuwe mappenstructuur alleen kan die beslissing niet nemen.
De passende Flow: Dossier herstructureren
De bestaande Flow Dossier herstructureren is bedoeld voor dossieropschoning met naamgeving, structuur en migratieregels, en werkt met AFAS. Dat past als startpunt voor dossierhygiëne wanneer jullie dossiers en regels binnen die scope vallen.
Het is geen standaardoplossing die automatisch ieder accountantsdossier uit mail, portaal en vaksoftware samenvoegt. Als die bronnen verbonden moeten worden, beoordelen we FlowPRO. Eerst moeten bron, eigenaarschap en toegangsregels vaststaan.
Voorbeeld: overnemen zonder de behandelaar te bellen
Illustratieve situatie, geen klantcase. Een kantoor kiest een soort samensteldossier voor een proef. Voor elk documenttype is vastgelegd waar de actuele versie hoort. Onbekende documenten gaan naar een beoordelingslijst. Een bevoegde collega die het dossier niet heeft behandeld, zoekt vervolgens vijf vooraf gekozen stukken op.
Die overdrachtstest laat meer zien dan een telling van verplaatste bestanden. Je ziet of informatie bruikbaar is en of de collega alleen de stukken ziet waarvoor die bevoegd is.
Zo maak je het resultaat meetbaar
Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na invoering kunt vergelijken met dezelfde definities. Deze tabel is een meetvoorstel voor jullie proces, geen gerealiseerd resultaat.
| Meetpunt | Definitie en bron | Ritme en eigenaar |
|---|---|---|
| Zoektijd | Minuten om vooraf gekozen stukken te vinden; vaste zoektest | Voor en na de proef; manager accountancy |
| Structuurvolledigheid | Dossiers die aan de afgesproken structuur voldoen, gedeeld door de steekproef, maal 100% | Maandelijks; dossierverantwoordelijke |
| Versieconflicten | Conflicten die menselijke beoordeling vragen; opschoonlog | Per proefbatch; proceseigenaar |
| Toegangsafwijkingen | Onbedoeld ontbrekende of te ruime rechten; rechtencontrole | Voor vrijgave en na een rolwijziging; beheer |
Gebruik dezelfde zoekopdrachten en vergelijkbare dossiers. Een lager aantal bestanden is geen zelfstandige succesmaatstaf.
Waar begin je?
Kies een kleine, representatieve dossierselectie en neem die mee naar de Flow Check, met de documentsoorten die nu het meest worden gezocht. Laat bevoegde medewerkers de classificatie en toegang beoordelen.
Verdieping: de technische inrichting
De Flow past je naam- en structuurregels toe, migreert waar dat kan en zet uitzonderingen op een foutlijst voor een menselijke check. Twijfelgevallen gaan altijd langs een mens.
Leg een inventaris voor en na vast en bepaal hoe je terug kunt naar de oorspronkelijke situatie. Verplaats of verwijder conflicterende versies niet blind. Bewaar bestaande afspraken over bewaartermijnen en dossiers als randvoorwaarden voor het ontwerp; dit gesprek stelt die niet juridisch vast.
De standaardflow werkt met AFAS. Welke dossierobjecten en bronnen meedoen, welke toegangsrechten nodig zijn en hoe goed de gegevens zijn, onderzoeken we in de Flow Check. Een keten over extra systemen kan FlowPRO vragen.
Gratis Flow Check · 30 minuten
Welk proces houdt jouw kantoor onnodig bezig?
Doe de gratis Flow Check. In 30 minuten lopen we samen een proces door. Je ontvangt het belangrijkste knelpunt, de Flow die past en een indicatie van de koppelingen die nodig zijn. Gratis en vrijblijvend.
Veelgestelde vragen
Moeten alle documenten naar een nieuw systeem?
Dat volgt niet automatisch uit het probleem. Eerst bepalen we welke omgeving leidend is en welke bestaande functies bruikbaar zijn.
Kan de Flow bepalen welke versie inhoudelijk juist is?
Bij een inhoudelijk conflict is beoordeling nodig. De werkwijze moet zulke gevallen herkenbaar bij een eigenaar neerleggen.
Is dit ook een complete dossiermigratie?
De bestaande Flow is een vertrekpunt voor herstructurering. Omvang, bronondersteuning, toegang en aanvullende migratiebehoeften moeten afzonderlijk worden vastgesteld.