Nog handwerk?

Waarom bewaken we diploma's en certificaten nog met de hand?

Wie heeft welk diploma, en tot wanneer is het geldig? In veel organisaties staat dat in een spreadsheet die iemand af en toe bijwerkt.

En dan verloopt er net een certificaat zonder dat iemand het zag. Waarom laten we dit van handwerk afhangen?

In het kort

Het probleem. De geldigheid van diploma's en certificaten staat in een spreadsheet die af en toe wordt bijgewerkt. Zo verloopt er een zonder dat iemand het ziet.

De uitkomst. Je ziet ruim op tijd wat verloopt en wie welke verlenging nodig heeft, en je kunt aantonen dat je bewaakt.

Zo werkt het

Leg vast welke certificaten en termijnen je wilt bewaken.
De Flow houdt de vervaldatums bij.
Ruim voor afloop krijgt de juiste persoon een signaal.
De verlenging wordt gepland en vastgelegd.

Doe de gratis Flow Check30 minuten, gratis en vrijblijvend

Wat dat handwerk je kost

Een verlopen certificaat is niet alleen een administratief detail. Voor sommige taken is een opleiding wettelijk verplicht, zoals bij bedrijfshulpverlening. Welke eisen voor jouw organisatie gelden, hangt af van je sector en je risico's. Laat dat zo nodig juridisch toetsen.

En handmatig bijhouden betekent dat je het vaak pas ziet als het al te laat is.

Hoe het anders kan

Met de Flow Diploma- en certificaatvervaldatum-bewaking worden de vervaldatums bijgehouden en ruim voor afloop gesignaleerd, met wie welke verlenging nodig heeft. Zo wordt bijscholing gepland in plaats van gemist.

Een signaal alleen maakt een certificaat nog niet geldig. Daarom volgt de Flow ook de geplande bijscholing, tot de verlenging is vastgelegd.

Het gaat om diploma's en vakcertificaten van medewerkers, zoals BHV, kinder-EHBO of verplichte bijscholing, niet om IT- of beveiligingscertificaten. Welke je bewaakt en hoe ruim vooraf je een signaal wilt, bepaal je zelf.

Zo maak je het resultaat meetbaar

Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na livegang kunt vergelijken met dezelfde definities. Dit zijn de meetpunten die hier het meest zeggen:

Meetpunt	Wat het laat zien
Aantal verlopen certificaten op een peildatum	Of de bewaking werkt
Aantal dagen tussen signaal en geplande verlenging	Hoe snel er wordt gehandeld
Aandeel certificaten met een bekende vervaldatum	Hoe compleet je registratie is
Uren per maand aan het bijhouden van spreadsheets	De tijd die vrijkomt

Doe een nulmeting op een vaste peildatum: hoeveel certificaten zijn verlopen of hebben geen bekende vervaldatum?

Verdieping: zo werkt de Flow

De Flow houdt de vervaldatums bij, signaleert ruim voor afloop en meldt wie welke verlenging nodig heeft. Zo wordt bijscholing gepland in plaats van gemist. In de Flow Check bepalen we welke bronnen en termijnen we bewaken.

Waar de certificaatgegevens nu staan, of die via een API beschikbaar zijn en hoe compleet ze zijn, onderzoeken we in de Flow Check. Na livegang blijft de Flow onderhouden via Flow Service.

De bijbehorende FlowDiploma- en certificaatvervaldatum-bewakingBekijk de Flow

Bekijk alle Flows in de Flowbibliotheek

Aantoonbaar op orde

Compliance is geen kwestie van geluk, maar van bewaking die je kunt aantonen. Door certificaatbewaking te automatiseren, zie je op tijd wat verloopt en leg je vast wat je hebt gedaan. Mensen, processen, systemen en data in balans.

Lees ook

Accounts nog met de hand aanmaken?Nieuwe collega in dienst? IT tikt het account handmatig over uit AFAS in Entra ID.Databestanden nog met de hand vergelijken?Twee lijsten naast elkaar, regel voor regel zoeken naar verschillen. En dan hopen dat je niets mist.

Klaar met handwerk? In 30 minuten kijken we samen naar dit proces. Je ontvangt het belangrijkste knelpunt, de Flow die past en een indicatie van de koppelingen die nodig zijn.

Doe de gratis Flow Check