Nog handwerk?

Waarom maken we Microsoft-accounts nog met de hand aan?

Een nieuwe collega staat in AFAS. Maar het Microsoft-account, de mailbox en de toegang moeten daarna nog met de hand in Entra ID worden aangemaakt. Twee systemen, twee keer invoeren.

En op de eerste werkdag blijkt er net iets niet te werken. Waarom houden we die brug nog met de hand in stand?

In het kort

Het probleem. Een nieuwe collega staat in AFAS, maar het Microsoft-account en de toegang worden daarna met de hand in Entra ID aangemaakt. Twee systemen, twee keer invoeren.

De uitkomst. AFAS is de bron: toegang wordt volgens vaste regels voorbereid of klaargezet, met een log van elke stap.

Zo werkt het

Een mutatie in AFAS start de Flow, bijvoorbeeld een indiensttreding.
De Flow bereidt het account voor en kent alleen de groepen toe die bij de functie horen.
Jij bepaalt of de Flow volledig klaarzet of eerst om akkoord vraagt.
Elke stap wordt gelogd en uitzonderingen worden gemeld.

Doe de gratis Flow Check30 minuten, gratis en vrijblijvend

Wat dat handwerk je kost

Handmatig accounts aanmaken kost IT tijd en gaat makkelijk mis: een verkeerde naam, een vergeten groep, een account dat te laat klaarstaat. Onboarding bestaat al snel uit veel losse stappen tussen HR en IT, elk met een eigen kans op vertraging.

En wat bij binnenkomst niet klopt, blijft vaak lang rondslingeren. Dat geldt ook andersom: toegang die bij uitdienst niet op tijd wordt ingetrokken.

Hoe het anders kan

Met de Flow AFAS Microsoft Entra ID-koppeling is AFAS de bron. Een mutatie in AFAS, zoals een nieuwe medewerker, zet de Flow in gang: die bereidt de toegang in Entra ID voor volgens jouw regels, logt elke stap en meldt uitzonderingen voordat ze een probleem worden.

Accountaanmaak, voorbereiding en akkoord zijn verschillende stappen. Jij bepaalt hoe ver de Flow gaat: het account volledig klaarzetten of alleen voorbereiden met een akkoord erop. De Flow kent alleen de groepen en rechten toe die volgens je regels bij de functie horen. Wat afwijkt, gaat naar IT.

Zo staat er op dag een meer klaar, zonder overtypwerk en zonder ruimere toegang dan nodig.

Zo maak je het resultaat meetbaar

Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na livegang kunt vergelijken met dezelfde definities. Dit zijn de meetpunten die hier het meest zeggen:

Meetpunt	Wat het laat zien
Aandeel nieuwe medewerkers met een werkend account op dag een	Of de start goed geregeld is
Tijd tussen indiensttreding in AFAS en een klaarstaand account	Hoe goed HR en IT op elkaar aansluiten
Aantal correcties op naam, groep of rechten	Hoe betrouwbaar de inrichting is
Tijd tussen uitdienst en ingetrokken toegang	Hoe goed toegang bij vertrek is geregeld

Neem de laatste tien indiensttredingen als nulmeting: wanneer stond het account klaar en wat moest er nog worden aangepast?

Verdieping: zo werkt de Flow

Een mutatie in AFAS zet de Flow in gang: hij bereidt de toegang voor volgens jouw regels, logt elke stap en meldt uitzonderingen voordat ze een probleem worden. In de Flow Check leggen we de grenzen en testregels vast.

Welke rechten de koppeling in Entra ID nodig heeft, hoe naamconventies en groepen zijn ingericht en of de gegevens in AFAS daarvoor compleet zijn, onderzoeken we in de Flow Check. Na livegang blijft de Flow onderhouden via Flow Service.

De bijbehorende FlowAFAS Microsoft Entra ID-koppelingBekijk de Flow

Bekijk alle Flows in de Flowbibliotheek

Klaar op dag een

Een goede start begint bij systemen die met elkaar praten. Door AFAS en Entra ID te koppelen, wordt onboarding een vast proces in plaats van een checklist. Mensen, processen, systemen en data in balans.

Lees ook

Certificaten nog met de hand bewaken?Een verlopen certificaat dat niemand opmerkte, tot de inspectie voor de deur staat.Databestanden nog met de hand vergelijken?Twee lijsten naast elkaar, regel voor regel zoeken naar verschillen. En dan hopen dat je niets mist.

Klaar met handwerk? In 30 minuten kijken we samen naar dit proces. Je ontvangt het belangrijkste knelpunt, de Flow die past en een indicatie van de koppelingen die nodig zijn.

Doe de gratis Flow Check