AFAS-koppelingen
AFAS-workflows: wat kan automatisch en waar houdt de workflow op?
Een AFAS-workflow handelt een taak automatisch af als je er een conditie aan hangt. Wat buiten AFAS moet gebeuren of meerdere bronnen vergelijkt, vraagt een aanvullende Flow.
Je hebt workflows ingericht voor declaraties, inkoopfacturen en indiensttredingen. Toch groeit de takenlijst. Een groot deel van die taken heeft altijd dezelfde uitkomst, maar wacht wel op een mens die op afhandelen klikt.
Op deze pagina lees je wat een AFAS-workflow zelf automatisch kan, waar de grens ligt en wanneer een Flow dat aanvult. Deze pagina gaat niet over hoe je een workflow aanpast in het scherm. Dat staat in het AFAS Help Center.
In het kort
Het probleem. Workflows in AFAS sturen taken naar mensen. Veel van die taken zijn routine en blijven toch liggen in een volle takenlijst.
De uitkomst. Routinetaken worden automatisch afgehandeld volgens vaste regels. Mensen zien alleen nog de uitzonderingen.
Zo werkt het
- Breng in kaart welke taken altijd dezelfde uitkomst hebben.
- Leg de regel vast: wanneer mag het automatisch en wanneer niet.
- Richt de conditie in de workflow in, of laat een Flow de taak afhandelen.
- Leg vast wie een uitzondering oppakt.
Doe de gratis Flow Check30 minuten, gratis en vrijblijvend
Bijgewerkt op
Inhoudsopgave
Op deze pagina behandelen we de volgende onderwerpen:
Een workflow is een afspraak in het systeem: deze stap, dan die, door deze persoon. Dat maakt een proces voorspelbaar. Het maakt het nog niet automatisch.
Wat doet een AFAS-workflow zelf?
Met workflows standaardiseer je processen zoals verlofaanvragen, declaraties en orders. Je bouwt ze zelf en bepaalt de taken en acties. Op een taak kan een gebruiker onder meer afhandelen, afkeuren, om meer informatie vragen, delegeren of overdragen. Een wijziging maak je eerst in een concept; pas na het publiceren geldt hij.
| Soort workflow | Wat het doet |
|---|---|
| Actie-workflow | Kent taken en acties toe aan gebruikers |
| Muterende workflow | Legt gegevens vast of wijzigt ze in Profit |
Wat kan een workflow automatisch afhandelen?
Een workflow kan een taak of actie afhandelen op basis van een conditie. Twee vormen komen het meest voor:
- Altijd automatisch. Met de conditie Altijd wordt een actie volledig automatisch uitgevoerd.
- Afhankelijk van een waarde. De bestemming van een taak hangt af van een conditie, bijvoorbeeld het bedrag. AFAS geeft zelf het voorbeeld van een declaratie onder een klein bedrag die automatisch wordt goedgekeurd.
Voor veel routinetaken is dat genoeg. De eerste vraag is dus niet welke techniek je nodig hebt, maar welke taken altijd dezelfde uitkomst hebben.
Waar houdt de workflow op?
- Een conditie wordt standaard één keer gecontroleerd, op het moment dat de workflow in de taak komt. Je kunt de controle via een geplande taak laten herhalen, maar dat gebeurt hooguit één keer per uur of op maximaal vier momenten per dag.
- Een conditie op tijd is geen deadline. Een actie wordt niet vanzelf na een bepaalde datum afgehandeld.
- Een workflow werkt met wat in AFAS staat. Iets doen in een ander systeem, twee bronnen vergelijken of honderden dezelfde taken tegelijk afwerken met een log, valt buiten wat een conditie regelt.
Wat voegt een Flow toe?
| Situatie | Met de workflow zelf | Met een Flow |
|---|---|---|
| Een taak met altijd dezelfde uitkomst | Conditie Altijd of een conditie op een waarde | Niet nodig |
| Veel dezelfde taken, met regels en een log | Per taak, met condities | Automatisch taken afhandelen: herkent de taak, past je regels toe en handelt af of escaleert |
| Twee bronnen vergelijken en bij een verschil een taak starten | Niet | Taken opstarten door vergelijk van verschillende gegevensverzamelingen |
| Een actie in een ander systeem | Niet | Een koppeling via de AFAS API |
Bij de Flow Automatisch taken afhandelen komen uitzonderingen met alle context bij de juiste persoon terecht. Per taak bepaal je vooraf wat automatisch mag en waar een mens beslist.
AI in de workflow
AFAS biedt Jonas-acties waarmee je AI-functionaliteit aan een workflow toevoegt. Dat verandert de vraag niet. Ook met AI moet je vastleggen wat automatisch mag, wie een uitzondering oppakt en hoe je controleert wat er is gebeurd. Meer daarover lees je bij Profit 8 en AI.
Zo maak je het resultaat meetbaar
Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na livegang kunt vergelijken met dezelfde definities. Dit zijn de meetpunten die hier het meest zeggen:
| Meetpunt | Wat het laat zien |
|---|---|
| Aantal openstaande workflowtaken per medewerker | Waar de takenlijst vastloopt |
| Doorlooptijd van start tot afhandeling, per workflow | Welke workflow het langst duurt |
| Aandeel taken dat zonder handwerk wordt afgehandeld | Hoeveel routine er echt is weggehaald |
| Aantal taken dat langer openstaat dan afgesproken | Of uitzonderingen op tijd worden opgepakt |
Meet een paar weken per workflow hoeveel taken er binnenkomen en hoeveel daarvan zonder nadenken worden afgehandeld. Dat aandeel is je kans.
Waar begin je?
Neem de workflow met de meeste taken. Vraag de mensen die ze afhandelen welke taken ze altijd goedkeuren zonder iets te controleren. Dat zijn de kandidaten. Leg per kandidaat de regel vast en test de wijziging eerst in het concept van de workflow, met een paar echte gevallen.
Verdieping: de technische inrichting
Condities worden standaard één keer nagelopen als de workflow in de taak komt. Met de instelling voor een geplande taak worden ze opnieuw gecontroleerd, hooguit één keer per uur of op maximaal vier momenten per dag. Een workflow kan ook door een signaal worden gestart. Via webhooks op dossieritems en workflows kan AFAS een ander systeem laten weten dat er iets is gewijzigd.
Welke taken zich lenen voor automatisch afhandelen, welke rechten daarvoor nodig zijn en hoe de uitzonderingen lopen, onderzoeken we in de Flow Check. Na livegang blijft de Flow onderhouden via Flow Service.
De uitleg op deze pagina is gebaseerd op de documentatie van AFAS, stand oktober 2026. AFAS werkt de software regelmatig bij. Controleer details en data in het AFAS Help Center.
Gratis Flow Check · 30 minuten
Zie welke taken vanzelf kunnen
Doe de gratis Flow Check. In 30 minuten kijken we samen naar een workflow met veel routinetaken. Je ontvangt het belangrijkste knelpunt, de Flow die past en een indicatie van de koppelingen die nodig zijn.
Veelgestelde vragen
Kan een AFAS-workflow een taak automatisch afhandelen?
Ja. Met de conditie Altijd wordt een actie volledig automatisch uitgevoerd. Je kunt de bestemming van een taak ook laten afhangen van een waarde, zoals een bedrag.
Wat is het verschil tussen een actie-workflow en een muterende workflow?
Een actie-workflow kent taken en acties toe aan gebruikers. Een muterende workflow legt gegevens vast of wijzigt ze in Profit.
Kan een workflow een taak na een bepaalde datum automatisch afhandelen?
Niet vanzelf. Een conditie op tijd werkt niet als deadline. Een conditie wordt standaard één keer gecontroleerd, op het moment dat de workflow in de taak komt.
Hoe vaak controleert AFAS een conditie in een workflow?
Standaard één keer, als de workflow in de taak komt. Je kunt de controle via een geplande taak laten herhalen, hooguit één keer per uur of op maximaal vier momenten per dag.
Wanneer heb je naast een workflow een Flow nodig?
Als er iets in een ander systeem moet gebeuren, als je twee bronnen wilt vergelijken, of als je grote aantallen dezelfde taken met regels en een log wilt afhandelen. Voor een taak met altijd dezelfde uitkomst is een conditie in de workflow genoeg.
Kun je AI gebruiken in een AFAS-workflow?
Ja. AFAS biedt Jonas-acties waarmee je AI-functionaliteit aan een workflow toevoegt. Leg ook dan vast wat automatisch mag en wie een uitzondering oppakt.