Magazijnbezetting meten in pallets: hoe vol is je magazijn echt?

Een magazijn is geen weegschaal. Het is een verzameling vierkante meters en stellingplaatsen. Toch rapporteren veel ERP-omgevingen voorraad in eenheden die weinig met ruimte te maken hebben: kilo's, stuks of inkoopwaarde. Dat werkt prima voor de boekhouding. Voor de vraag of er morgen nog plek is, werkt het niet.

Waarom kilo's een vertekend beeld geven

Neem twee pallets. Op de eerste staan kussens voor loungesets, samen zo'n 200 kilo. Op de tweede staan zakken potgrond, samen zo'n 800 kilo. In een rapportage op gewicht telt de tweede pallet vier keer zo zwaar mee. Op de vloer nemen ze dezelfde plek in.

In de woon- en tuinbranche is dit verschil extra groot. Het assortiment loopt van lichte, volumineuze producten zoals parasols, kussens en opbergboxen tot zware, compacte producten zoals tegels, tuinaarde en gietijzeren potten. Een rapportage op gewicht middelt die verschillen weg. Het magazijn lijkt op papier voor zestig procent gevuld terwijl de vloer al vol staat.

Stuks tellen lost dit niet op. Honderd dozen met tuinverlichting passen op één pallet. Honderd loungebanken vullen een halve hal. Pas als je voorraad omrekent naar de eenheid waarin je magazijn werkelijk is ingedeeld, ontstaat een betrouwbaar beeld. Voor de meeste webshops is dat de pallet of de rolcontainer.

Theoretisch volume of werkelijk bezette plaatsen?

Omrekenen naar palletequivalenten is een goede eerste stap, maar het is nog geen bezetting. Een palletequivalent is theoretisch volume: hoeveel pallets je voorraad zou vullen als elke pallet vol en netjes gestapeld is. In de praktijk is dat zelden zo.

• Deelgevulde pallets. Een pallet met nog twaalf van de veertig dozen bezet een hele plaats, geen derde.
• Gemengde opslag. Staan twee artikelen op één plaats, dan is dat één bezette plaats en geen twee halve.
• Stapelbaarheid. Een pallet tuinaarde mag misschien twee hoog, een pallet loungekussens niet. Dat bepaalt hoeveel plaatsen in een bulkvak echt bruikbaar zijn.
• Niet bruikbare locaties. Geblokkeerde plaatsen, een beschadigde ligger of een vak dat vrij moet blijven voor inslag tellen niet mee als capaciteit.

Daarom werkt de Flow met twee getallen naast elkaar: het theoretische volume in palletequivalenten en het aantal werkelijk bezette locaties volgens het WMS. Het verschil laat zien hoeveel ruimte verloren gaat aan halfvolle pallets en gemengde opslag. Dat verschil is vaak de snelste winst.

Hoe meet je magazijnbezetting in pallets?

Magazijnbezetting is het aantal bezette palletplaatsen gedeeld door het aantal bruikbare palletplaatsen, per locatie. Bruikbaar betekent: fysiek aanwezig, niet geblokkeerd en geschikt voor opslag. Leg die definitie van capaciteit vooraf vast, anders vergelijkt iedereen een ander getal.

De meting bestaat uit vier stappen:

• Voorraad ophalen. Haal de actuele voorraad per artikel en per locatie op uit je ERP, bijvoorbeeld AFAS of Exact Globe, en uit je WMS.
• Omrekenen naar pallets. Leg per artikel of artikelgroep vast hoeveel stuks op één pallet of rolcontainer gaan en hoe hoog die mag stapelen.
• Koppelen aan capaciteit. Leg in een capaciteitstabel per locatie het aantal bruikbare palletplaatsen vast: stelling, bulkvak, blokstapeling of buitenopslag.
• Bezetting berekenen. Deel per locatie de bezette plaatsen door de bruikbare plaatsen en zet het theoretische volume ernaast.

Een artikel dat per 40 stuks op een pallet gaat en waarvan je er 120 hebt, is drie palletequivalenten. Staan die 120 stuks verdeeld over vier plaatsen, dan bezet het artikel er vier. Beide getallen zijn nuttig. Het tweede bepaalt of er morgen plek is.

Stapelfactoren en uitzonderingen controleren

Een dashboard is zo betrouwbaar als de stamgegevens eronder. Daarom controleert de Flow de stapelfactoren en vangt hij uitzonderingen af in plaats van ze stil mee te rekenen.

• Ontbrekende stapelfactor. Nieuwe artikelen zonder palletinhoud komen op een aparte lijst. Ze tellen niet als nul mee, maar worden zichtbaar gemarkeerd.
• Onmogelijke uitkomsten. Rekent een locatie uit op meer dan honderd procent, dan klopt de stapelfactor of de capaciteit niet. Die locatie krijgt een controlesignaal in plaats van een rode kleur.
• Steekproef op de vloer. Tel periodiek een paar locaties fysiek na en vergelijk dat met het dashboard. Wijkt het af, pas dan de stapelfactor van die artikelgroep aan.

Bezetting per locatie en productsoort

Een totaalpercentage voor het hele magazijn verbergt waar het probleem zit. Een hal kan voor zeventig procent gevuld zijn terwijl de pickzone voor kleine artikelen al overloopt. Meet daarom per locatie: per stellinggang, per bulkvak en per buitenterrein.

Maak daarnaast onderscheid naar productsoort. Webshops die zelf produceren of samenstellen, zoals makers van tuinhout of maatwerkmeubels, hebben grondstof en gereed product in hetzelfde gebouw. Die twee stromen vragen andere ruimte en hebben een ander ritme. Wie beide op één hoop telt, ziet niet dat de ene stroom de andere verdringt.

Voor de woon- en tuinbranche is ook het seizoen een dimensie. Tuinmeubelen bezetten tussen februari en juni een groot deel van de vloer. In het najaar schuift de ruimte naar binnenmeubels en kerstartikelen. Een meting die per week wordt vastgelegd, laat zien wanneer de piek begint en hoe lang die duurt.

Voorbeeld: zo lees je het dashboard

Hieronder een geannoteerd voorbeeld met fictieve cijfers. Capaciteit is hier het aantal bruikbare palletplaatsen per locatie op de peildatum, dus zonder geblokkeerde plaatsen.

Wat valt op? Het totaal van 77 procent lijkt geruststellend, maar stelling A zit vol. Daar bezetten 171 palletequivalenten 226 plaatsen: ruim vijftig plaatsen gaan op aan halfvolle of gemengde pallets. Samenvoegen in stelling A geeft sneller lucht dan bijhuren. Blokstapeling C heeft juist ruimte over.

Kleurgrenzen stel je zelf in

Het dashboard toont een plattegrond van het magazijn waarin elke locatie een kleur krijgt. De grenzen zijn voorbeeldwaarden die je zelf instelt, afhankelijk van je indeling, je doorstroom en je seizoen:

• Groen: ruimte voor inslag.
• Oranje: let op bij nieuwe leveringen.
• Rood: hier ontstaan omrijden, zoeken en schade.

Veel magazijnen houden 80 tot 85 procent aan als werkbare bovengrens. In het voorbeeld hierboven ligt de rode grens daarom op 85 procent. Een pickzone met veel snelle artikelen heeft vaak een lagere grens nodig dan een bulkvak waar pallets weken blijven staan. Leg de grenzen per locatietype vast en toon op het dashboard welke grenzen gelden.

Naast de plattegrond toont het dashboard de bezetting per productsoort en het verloop over tijd. De operations manager ziet waar het morgen knelt. De directeur ziet de trend over het seizoen. Wil je dezelfde voorraaddata gebruiken om inkoop te sturen? Lees dan ons artikel over voorraadoptimalisatie en herbevoorrading.

Eerst meten, dan pas bijhuren

Voor de directie is dit dashboard vooral een beslisinstrument. Extra magazijnruimte is een grote en langdurige verplichting. Volgens CBRE lag de landelijke leegstand van logistiek vastgoed medio 2025 rond 4,5 procent, met duidelijke verschillen tussen regio's. Op goede locaties blijft kwalitatieve ruimte schaars.

Wie op basis van een gewichtsrapportage besluit dat er nog ruimte is, loopt vast in het seizoen. Wie op gevoel besluit dat er bijgehuurd moet worden, investeert mogelijk te vroeg. Een meting in pallets per locatie laat zien of het probleem in de totale ruimte zit of in de verdeling ervan. Vaak geeft samenvoegen, herindelen of het afbouwen van slow movers al lucht. Ook een snellere doorstroom, bijvoorbeeld door slimme vervoerderskeuze per order, verlaagt de gemiddelde bezetting.

Zo maak je het resultaat meetbaar

Leg in de Flow Check een nulmeting vast, zodat je na livegang kunt vergelijken met dezelfde definities. Dit zijn de meetpunten die hier het meest zeggen:

Spreek vooraf een meetperiode af, bijvoorbeeld een volledig seizoen, en vergelijk dezelfde weken met elkaar. Zo voorkom je dat een rustige maand na livegang als resultaat wordt gezien.

Waar begin je?

De eerste stap is geen software. Het is een eerlijke inventarisatie van je locaties, inclusief geblokkeerde plaatsen, en een stapelfactor per artikelgroep. Begin met je twintig grootste artikelgroepen op volume. Die bepalen meestal het grootste deel van de bezetting.

Daarna volgt de koppeling. One Value werkt daarbij altijd in dezelfde volgorde: eerst het proces begrijpen, dan de Flow ontwerpen, dan bouwen.

Verdieping: de technische inrichting

De techniek achter deze Flow is bewust eenvoudig gehouden. Een workflow in N8N haalt dagelijks de voorraad en de locatiebezetting op uit ERP en WMS. Een Python-script rekent stuks en kilo's om naar palletequivalenten op basis van de stapelfactor per artikel, controleert de uitzonderingen en koppelt het resultaat aan de capaciteitstabel. Power BI toont de plattegrond en het verloop over tijd.

Of je ERP en WMS de locatiegegevens via een API beschikbaar stellen, welke toegangsrechten daarvoor nodig zijn en hoe compleet de stamgegevens zijn, onderzoeken we in de Flow Check. Na livegang blijft de Flow onderhouden via Flow Service, zodat nieuwe locaties en artikelen automatisch meegaan.